Reglamento general de viáticos y gastos de viaje

Normativa institucional / Normativas Institucionales

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Reglamento general de viáticos y gastos de viaje

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15.

14. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 12 | P á g i n a Art. 42. Dejase sin efecto las disposiciones contenidas en el Reglamento de Vi áticos del FIAES, aprobado en reunión CA-6/2010 de fecha 23 de junio de 2010. Art. 43. El presente Reglamento entrará en vigencia una vez sea aprobado por el Consejo Administrativo y se emita el acuerdo correspondiente; seguidamente debe ser del conocimiento de los/as empleados/as del FIAES.

5. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 3 | P á g i n a Art. 7. Los viáticos serán entregados a los directores/as del Consejo Administ rativo y empleados/as del FIAES bajo la modalidad de adelanto, a través de efectivo, cheque o depósito bancario para que cubra el total de los gastos liquidables y no liquidables durante la misi ón oficial de acuerdo a la s disposiciones establecidas en este reglamento. CAPITULO 2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS Art. 8 . El personal de FIAES cuando realice una misión oficial dentro del territorio nacional, ingresará la solicitud de viáticos en el sistema o programa informático que se utilice pa ra dicha función . Dicha solicitud deberá realizarse al menos con tres días de anticipación a la fecha de la misión oficia l, esto con la finalidad de asegurar los fondos para los gastos respectivos. Una vez autorizado el comprobante de viáticos deberá imprimir y entregar el comprobante debidamente autorizado a la persona responsable de l fondo. Art. 9 . Las sumas establecidas para los gastos en concepto de viáticos y gastos de vi aje a que se refiere este Reglamento son asignaciones máximas; en consecuencia, no pueden aplicarse cuotas o tarifas mayores. Art. 10 . En ningún caso se asignarán viátic os o gastos de viaje a personas externas o ajenas que no sean directores/as del Consejo Administrativo y empleados/as del FIAES; excepto cuando expresamente el Consejo Administrativo lo autoricen por unanimidad, para lo cual deberá justificar las razones mediante acuerdo de acta de Consejo Administrativo, sin exonerar lo expresado en el art ículo 9 de este Reglamento. Art. 11. El presente Reglamento no reconocerá viáticos en concepto de gastos de lavado y planchado de ropa, gastos médicos, gastos de mantenimiento preventivo y correctivo de vehíc ulos, y gastos para el aseo personal . Asimismo, no se reconocerá gastos en concepto de combustibles y lubricantes.

10. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 8 | P á g i n a utilizarse para compra de agua para consumo, llamadas telefónicas, pago por t ransporte de movilización, impuestos entre otros no previstos. CAPITULO 5 DE LOS REEMBOLSOS Y LAS LIQUIDACIONES Art. 27. Cuando el gasto de alojamiento sea mayor a la cuota establecida y sea au torizado conforme a lo establecido en el artículo 13 numeral 2 de este Reglamento, la persona que cubrió el excedente de los fondos, presentará la respectiva factura y solicitará el reembolso. FIAES tiene la responsabilidad de reembolsar el valor en un período no superior a cinco días hábiles, a la pres entación del formulario de liquidación. Art. 28 . Los viáticos en concepto de alojamiento y gastos imprevistos -dentro o fuera del territorio nacional-, se deben especificar en los respectivos formularios anexos a este Reglam ento, y deben liquida r se presentando los comprobantes, consignando el nombre completo de la persona y lo s días de alojamiento en los que utilizó los fondos en la parte reversa de la factura o recibo . Art. 29 . Los viáticos asignados en concepto de alimentación – dentro o fuera del territorio nacional- se deben especificar en los respectivos formularios anexos a este Reglamento, y no ser á necesario liquidarlos ni presentar los comprobantes de gastos incurridos. Art. 30 . Las liquidaciones de los viáticos dentro del territorio nacional se reali zarán en un plazo máximo de cinco días hábiles posterior a la finalización de la misión oficia l. Si durante ese período no se han liquidado, el/la responsable del fondo de viáticos enviará correo electrónico hacien do un recordatorio y se dará un período adicional de cinco días hábiles al anterior establecido. Si aún cumplido este período adicional la persona no liquida los viáticos, se procederá a descuento en planill a. Art. 31 . En el caso de las personas externas o ajenas a FIAES, y que el Consejo Administrati vo les autorice fondos de viáticos y que no hayan sido liquidados, dentro del período establecido en el art. 28 de este Reglamento. FIAES se reserva el derecho a solicitar el reintegro total o pa rcial de los fondos entregados, a través de los medios legales vigentes establecidos en nuestro país.

13. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 11 | P á g i n a CAPITULO 7 DISPOISICIÓN TRANSITORIA Art. 36. Como una medida transitoria, mientras no se defina la actuali zación del tabulador y la propuesta salarial de parte de la consultoría- como lo señala el Plan Estratégi co Institucional 2015- 2020, al personal de FIAES que su nueva sede de trabajo sea cualquier Unidad de Enlace Terr itorial, se les asignará en concepto de viático por alimentación una cuota mensual de CIEN DÓLARES 00/100 DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA; (US$100.00), que serán abonados a sus cuentas bancarias; y será documentado con un recibo y un informe de actividades mensual. CAPITULO 8 DISPOSICIONES FINALES Art. 37. Corresponde al Consejo Administrativo del FIAES, la fijación de viáticos a personas particulares, consultores y expertos que viajen en misión oficial con cargo a fondos FIAES, consider ando lo señalado en los artículos 8 y 9 de este Reglamento. Art. 38. A todo el personal que labore en horario extraordinario después de la s 08:00 p.m., y no tenga vehículo para trasladarse a su lugar de residencia, FIAES le proporcionará trans porte a su casa de residencia siempre que sea autorizado por la DE. Art. 39 . Lo s casos no contemplados en este Reglamento y que requieran atención inmediata, s erán resueltos y autorizados por la Dirección Ejecutiva de FIAES. Art. 40 . Las modificaciones o enmiendas que se realicen al presente Reglamento, serán resueltas y autorizadas por la Dirección Ejecutiva de FIAES. Art. 41. El incumplimiento a las disposiciones establecidas en este regla mento, será considerado como una falta grave por parte del personal, y se sancionará de acuerdo al reglamento interno de trabajo.

2. Contenido Acuerdo de constitución de fondo de viáticos Capítulo 1 2 Disposiciones generales Capítulo 2 3 Disposiciones específicas Capítulo 3 4 Viáticos dentro del territorio nacional Capítulo 4 5 Viáticos y gastos de viaje fuera del territorio nacional Capítulo 5 8 De los reembolsos y las liquidaciones Capítulo 6 10 Solicitud de reintegro del fondo de viáticos Capítulo 7 11 Disposición transitoria Capítulo 8 11 Disposiciones finales Anexos

9. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 7 | P á g i n a COSTO DEL EVENTO Art. 22. Es responsabilidad de FIAES cubrir el costo que tenga el evento – siempre que este no sea cubierto por el patrocinador- debiendo otorgar al/los/las participante/s el valor del mismo según se establece en el artículo 6 de este Reglamento. Este costo deberá detallarse en el respectivo f ormulario. SEGURO MÉDICO Art. 23. Es responsabilidad de FIAES contratar los servicios de seguro médico hos pitalario para la/s persona/s asignadas a la misión oficial fuera del territorio nacional. Dicha cobertura será desde el día de ida hasta el regreso; por lo que, se harán las gestiones con la agencia de viajes o con la compañía aseguradora. Para los casos en que la persona cuente con una póliza de seguro médico ho spitalario con cobertura internacional no se procederá a este gasto, salvo que la póliza de seguros no tenga cobertura en el país destino. VISA Y VACUNAS Art. 24. Es responsabilidad de FIAES cubrir a la/s persona/s asignada/s a la m isión oficial fuera del territorio nacional, el costo de la visa y vacunas que sean necesarias. GASTOS IMPREVISTOS Art. 24 . Los/as directores/as del Consejo Administrativo y empleados/as del FIAES que realicen una misión oficial fuera del territorio nacional para atender invitaciones de Gobiernos, instituciones, organismos internacionales o empresas privadas, tendrán derecho a que se les asigne una cuota total de US$150.00 por persona y por evento, en concepto de gastos imprevistos que servirán para cubrir todos aquellos gastos adicionales no considerados, y que por su naturaleza no hayan sido previstos y sean necesarios para el buen desarrollo de la misión oficial. Art. 26. Los gastos imprevistos serán para cobertura de recargo por cambio de fecha de vuelo, toda ve z que esta situación no sea imputable a la persona que se hizo entrega de los fondos ; también, podrán

4. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 2 | P á g i n a CAPITULO 1 DISPOSICIONES GENERALES Art. 1. El presente Reglamento establece las disposiciones generales que deberán someterse l as erogaciones en concepto de viáticos y gastos de viaje, a realizar por el Consejo Administrati vo y personal de FIAES, cuando en cumplimiento de sus funciones deben desplazarse dentro o fuera del territorio nacional. Art. 2. Se entiende por Administrador/a del fondo a la persona designada por la Dirección Ejecutiva para que custodie, administre y realice las solicitudes de reintegro de fon do de viáticos dentro del territorio nacional . Art. 3. Se entiende por viático toda suma de dinero o cuota diaria que se reconoce para sufragar gastos de alimentación y alojamiento a los directores/as del Consejo Administrativo y empleados /as del FIAES, que estén en misión oficial dentro o fuera del territorio nacional. Art. 4. Se entiende por gastos de viaje a la cantidad de dinero que se reconoce para atende r los gastos relacionados con el transporte de y hacia el lugar destino de la misión oficial y viceversa, que incluyen gastos por compra de boleto aéreo o terrestre, servicios aeroportuarios, impuestos entre otr os, cuando se trate de misión oficial fuera del territorio nacional para el Consejo Adm inistrativo y/ o em pleados/as del FIAES. Art. 5. Se entiende por misión oficial aquella actividad designada qu e se realiza en el estricto cumplimiento de las funciones establecidas para el puesto de trabajo o nombramien to, o aquellas que por razones especiales le sean encomendadas en función de los objetivos institucionales. Art. 6. Se entiende por sede oficial de trabajo el lugar donde se encuentran ubicadas las oficinas administrativas o regional del FIAES, en donde por la naturaleza de las funciones los empleados/as del FIAES deban realizarse las labores institucionales.

8. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 6 | P á g i n a GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE PARA MOVILIZACIÓN Art. 18 . Los gastos de viaje o transporte que se generen para el cumplimiento de la mis ión oficial fuera del territorio nacional, estarán sujetos bajo las siguientes regulaciones: 1. FIAES será el responsable de la compra de boletos aéreos o terrestres en concepto de gastos de viaje para la/s persona/s asignada/s para el desarrollo de la misión oficial 2. FIAES proporcionará dentro del territorio nacional el transporte respectivo al personal del lugar de sede hacia el aeropuerto ida y regreso. Para el transporte o movilizació n fuera del territorio nacional del aeropuerto al hotel ida y regreso, se asignará una cuota de gastos imprevistos GASTOS DE ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN Art. 19 . Los viáticos por gastos de alojamiento y alimentación en el cumplimiento de misiones oficiales fuera del territorio nacional, se calcularán aplicando la tabla vigente establ ecida por el Departamento de Estado de los Estados Unidos de América, y esta se podrá consultar a través del si guiente enlace: https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp Art. 20 . Los viáticos en concepto de alimentación a la que se refiere el artículo 18 de este Reglamento, quedarán distribuidos así: 25% para el desayuno, 40% para el almuerzo y 35% para la cena. No será necesario liquidar o presentar comprobantes de los gastos incurridos en este rubro. Art. 21 . Es responsabilidad de la/s persona/s asignadas para la misión oficial , informar a FIAES si el evento al que asistirá le dará cobertura de gastos de alojamiento o alimentació n. Para tal efecto, se descontará del monto diario asignado por cada persona. Asimismo, en caso que los organizadores del evento no informen de tal cobertura y la misma se facilite, la/s personas as ignada/s a la misión oficial deberán reportarlo al regreso y luego proceder a reintegrar el monto correspondiente.

7. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 5 | P á g i n a 3.4 Cuando el personal asista a una misión oficial o evento programado, y la o rganización del evento brinde la alimentación para el personal asistente Art. 14 . La solicitud de fondos se realizará generando la requisición en el módu lo del sistema informático que se utilice para tal fin. Posterior a su autorización, el/l a solicitante imprimirá la solicitud y presentará al administrador/a del fondo para que le haga entrega de los fondos. Art. 15 . Los/as empleados/as del FIAES que su sede de trabajo sea en uno de los territorios, devengar án cuota de viáticos cuando en misión oficial se desplacen a otro territori o diferente al que tiene asignado como sede, considerando lo establecido en el artículo 8 de este Reglamento. CAPITULO 4 VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE FUERA DEL TERRITORIO NACIONAL Art. 16. Para la asignación de viáticos y gastos de viaje fuera del territori o nacional, las misiones oficiales deberán ser autorizadas previamente por el Consejo Administrativo y se notificará por medio de la Dirección Ejecutiva del FIAES. Art. 17. Para proceder con lo establecido en el artículo 15 de este Reglamento, s e debe presentar previamente al Consejo Administrativo la siguiente información: 1. Información o documentación completa de la actividad o evento como misión oficial 2. Justificación de la necesidad de su cumplimiento y de los beneficios para el FIAES 3. Especificar el período de duración y país destino 4. Detallar los gastos de viaje por persona que incluya: valor del boleto aér eo o terrestre, monto de viáticos y otros gastos, fuente de financiamiento y disponibilidad presupuestaria, y cualquier información adicional que se considere conveniente

17. ANEXO 2 Liquidación de viáticos fuera del territorio nacional 1 2 3 4 6 7 9 10 11 12 Diario Total Gastos No Liquidables Gastos Liquidables Total Gastos Diferencia - $ - $ - $ 13 - $ 14 15 16 Firma y sello de solicitante de viáticos Firma y sello de Gerencia Financiera Administrativa 5 TOTAL A LIQUIDAR O REEMBOLSAR [Si el valor es en negativo se debe reembolsar fondos] LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE Fecha de liquidación Nombre completo y cargo de la persona Área que autorizó los viáticos y gastos de viaje Fecha o período de la misión Motivo de misión País o localidad visitada 8 GASTO INDIVIDUAL Descripción COMENTARIOS Y/O OBSERVACIONES

3. ACUERDO DE CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE VIÁTICOS CONSIDERANDO QUE : I. Resulta impráctico y oneroso la emisión de cheques para gastos de alimentación y alojamiento para misiones oficiales. II. El actual reglamento de viáticos no considera el nuevo enfoque de estrategia de trabajo en territorios que establece el Plan Estratégico Institucional 2015-2020. III. Es necesario actualizar el último Reglamento de Viáticos que fue aprobado en reuni ón de Consejo Administrativo CA-06/2010 de fecha 23 de junio de 2010. POR TANTO: El Consejo Administrativo en uso de sus facultades que le confiere el acuerdo suscrito entre el Gobierno de la República de El Salvador y el Gobierno de los Estados Unidos de América, ratificado mediante Decreto Legislativo 585 de fecha 30 de junio de 1993, relativo al establecimiento del Fondo y del Consejo Administrativo de la Iniciativa para las Américas. ACUERDA: I. Autorizar la constitución del fondo de viáticos por la cantidad de SETECIENTOS CINCUENTA 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA; ($750.00) , y el nuevo reglamento general del fondo de viáticos y gastos de viaje, según acuerdo 5.1 de reunión CA- 0 4/2016 de fecha 25 de mayo de 2016. II. Autorizar a la Dirección Ejecutiva que asigne una persona responsable de la cus todia, manejo y solicitud de reintegro del fondo de viáticos en la oficina central de F IAES.

6. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 4 | P á g i n a CAPITULO 3 VIÁTICOS DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL Art. 12. Para la asignación de viáticos dentro del territorio nacional, la s misiones oficiales deberán ser autorizadas por el Jefe inmediato respectivo y/o Dirección Ejecutiva . Art. 13. La cuota diaria de viáticos por persona dentro del territorio nacional se reconocerá en los siguientes montos: 1. Gastos de alimentación: Si la misión oficial implica gastos de desayuno se asignará una cuota de US$4.00, siempre que inicie antes de las 6:00 a.m.; para gastos de alm uerzo y cena la cuota será de US$5.00 - para cada uno de dichos tiempos, considerando en el caso de cena que la misión debe finalizar o estar de regreso a la sede oficial de trabajo o lugar de alojami ento después de las 7:00 p.m. Se reconocerán como gastos de alimentaci ón todo tipo de comida y bebidas no alcohólicas. 2. Gastos de alojamiento: Si la misión oficial implica gastos de alojamiento, se reconocerá una cuota de US$55.00 por noche. Cuando el gasto de alojamiento sea mayor a la cuo ta establecida en este Reglamento, la persona que solicitó los fondos requerirá a utorización del Jefe Inmediato superior, y cubrirá el excedente con fondos propios que serán reembo lsados cuando presente la liquidación según anexo 1 de este Reglamento. Dicho excedente no po drá ser mayor al 10% de la cuota establecida. 3. ¿Cuándo no se devengará cuota de viáticos? 3.1 Cuando la misión oficial no requiera gastos de alojamiento y alimentación 3.2 Cuando la misión oficial se realice en un mismo día dentro del municipio de San Salvador , Santa Tecla o Antiguo Cuscatlán del departamento de La Libertad, salvo que la Direcc ión Ejecutiva de FIAES lo autorice 3.3 Cuando la misión oficial la realice el personal de la Unidad de Enlace Terri torial, y se desplace a los municipios dentro de su mismo territorio que tiene como sede de trab ajo

16. ANEXO 1 Liquidación de viáticos dentro del territorio nacional 1 2 3 4 Área que autorizó la erogación según comprobante de viáticos 9 10 11 Fecha de misión Hora salida Hora regreso Desayuno Almuerzo Cena Alojamiento Factura N° Viático s diarios - $ - $ - $ - $ - $ 12 - $ 13 - $ 14 15 - $ 16 17 18 Firma y sello de solicitante de viáticos Firma y sello de Jefe Inmediato Superior Menos adelanto de viáticos solicitados (según comprobante a liquidar) Saldo a liquidar o reembolsar (En caso sea negativa la cantidad se reembolsará al solicitante) Comentarios adicionales: Viáticos liquidables Fecha de presentación de liquidación Número de comprobante de viáticos a liquidar Nombre completo y cargo de la persona que realizó el gasto 8 5 Motivo de misión 6 7 Lugar o localidad visitada Total viáticos declarados

12. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 10 | P á g i n a 6. País o localidad visitada 7. Descripción de los viáticos asignados al solicitante [Esta casilla es de uso exclusivo de Contabilidad] 8. Gasto Individual [Esta casilla es de uso exclusivo de Contabilidad] 9. Gastos no liquidables [Esta casilla será llenada por el solicitante de viáticos y Co ntabilidad] 10. Gastos liquidables [Esta casilla será llenada por el solicitante de viáticos y Contabi lidad] 11. Total de Gastos [esta casilla será llenada por el solicitante de viáticos y Contabil idad] 12. Diferencia, en esta casilla se informa la variación entre los viáticos otorgado s y los gastos liquidables [esta casilla será es de uso exclusivo de Contabilidad] 13. Total a liquidar o reembolsar, en esta casilla se detalla si el solicitante l iquidará o gestionará reembolso de fondos [Uso exclusivo de Contabilidad] 14. Observaciones y/o Comentarios 15. Firma y sello de solicitante de viáticos 16. Firma y sello de Gerencia Financiera Administrativa CAPITULO 6 SOLICITUD DE REINTREGRO DE FONDOS DE VIÁTICOS Art. 34 . El/la Administrador/a del fondo realizará en el sistema o programa informático, la solicitud de reintegro de fondos de viáticos al menos dos veces en el mes, presentando el respect ivo reporte junto con los anexos (solicitudes y liquidaciones de viáticos) al área contable del FIAES. Art. 35. El área contable revisará la documentación presentada, y si no hay obser vaciones procederá a emitir el cheque de reintegro de fondos de viáticos. En caso de observaciones, solicitará al Administrador/a del fondo que solucione las observaciones realizadas, y hasta que éstas sean superadas se elaborará el cheque de reintegro de fondos.

11. Reglamento general de viáticos y gastos de viaje Fondo de la Iniciativa para las Américas- FIAES 9 | P á g i n a Art. 32. Las liquidaciones de los viáticos dentro del territorio naciona l, se realizarán utilizando el anexo 1 de es te Reglamento, en e l que se consignará como mínimo la siguiente información: 1. Fecha de presentación de liquidación 2. Número de comprobante de viáticos a liquidar 3. Nombre completo y cargo que desempeña la persona que realizó el gasto 4. Departamento o área que autorizó la erogación según comprobante de viáticos 5. Fecha de misión, hora de salida, hora de regreso 6. Motivo de la misión oficial, con indicación clara de la gestión a realizar 7. Lugar o locali dad visitada 8. Ingreso de valor de viáticos de alimentación por día 9. Ingreso de valor de viático de alojamiento por factura 10. Número de factura o comprobante de alojamiento 11. Total de viáticos diarios 12. Total de viáticos declarados 13. Vi áticos liquidables 14. Valor de adelanto de viáticos solicitados 15. Saldo a liquidar o reembolsar 16. Comentarios adicionales 17. Firma de solicitante de viáticos 18. Firma de Jefe inmediato superior Art. 33 . Las liquidaciones de los viáticos fuera del territorio nacional, se realizar án utilizando el anexo 2 de este Reglamento, en el que se consignará como mínimo la siguiente información: 1. Fecha de presentación de liquidación 2. Nombre completo y cargo de la persona [solicitante del viático] 3. Departamento o área que autorizó viáticos y gastos de viaje 4. Fecha o período de la misión oficial 5. Motivo de la misión oficial, con indicación clara de la gestión a realizar

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